1. Behandling og behandlingsansvarlig

I forbindelse med avholdelse og administrasjon av kurs og utdannelse vil vi behandle personopplysninger om deg.

Hvor ordene «vi», «oss» eller «våre» brukes i denne personvernerklæringen siktes det til Studieforbundet AOF Norge med organisasjonsnummer 971 526 912. Vår adresse er Storgata 51, 0182 Oslo. 

Med personopplysninger menes informasjon som kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis opplysninger om navn, bosted, telefonnummer og e-postadresse. Med behandling siktes det til enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.

Med mindre annet er angitt her, er vi behandlingsansvarlig der personopplysningene blir samlet inn direkte fra deg som registrert. Dette innebærer at vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og informere deg om hvordan vi benytter personopplysningene dine.

Behandlingsansvarlig er personen som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes under slik behandling. Det er den behandlingsansvarlige som har det overordnede ansvaret for behandlingen av dine personopplysninger.

Personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer informasjonen vi har om deg.

Vennligst les vår personvernerklæring nøye slik at du får en klar forståelse av hvordan vi samler inn, bruker, beskytter eller på annen måte håndterer dine personopplysninger.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjon nederst i personvernerklæringen.

2. Behandlingsgrunnlag

Vi behandler dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg eller din fagforening, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Vi vil også kunne behandle dine personopplysninger for å oppfylle de rettslige forpliktelser som påhviler oss, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav (c) og artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

Hvis du har samtykket til å motta nyhetsbrev og markedsføring er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Det samme gjelder hvis du som kursdeltaker har samtykket til opptak av undervisning. For kursholdere er det rettslige grunnlaget for opptak avtalen mellom kursholderen og AOF, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

3. Formål

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål knyttet til ditt forhold til oss. Under finner du en oversikt over formålene vi vanligvis behandler opplysningene for:

1. Bekrefte din identitet:Vi trenger å bekrefte din identitet og din bakgrunn.
2. Bokføring:Vi trenger å registrere og lagre en del opplysninger for bokføringsformål når dine personopplysninger er en del av grunnlaget for regnskapstransaksjoner.
3. Håndtere klager og forespørsler:Vi trenger å behandle klager og vil avhengig av situasjonen bruke opplysninger fra flere av kategoriene nevnt over for dette formål. Det samme vil være aktuelt ved henvendelser fra deg.
4. Kurs: Vi behandler dine opplysninger for å kunne gjennomføre kurs og utstede kursbevis, samt for å vedlikeholde din kurshistorikk og bekrefte denne på forespørsel. Vi vil også kunne behandle personopplysninger om deg og din kurshistorikk i forbindelse med din deltakelse på kurs avholdt av samarbeide fagforeningen. Vi gjør dette for å kunne rapportere slik kursdeltakelse til LO og administrere søknad og utbetaling av tilskudd til den samarbeidende fagforeningen.
5. Lovpålagt rapportering: Vi behandler personopplysninger delt med oss i forbindelse med lovpålagt rapportering til SSB, Kompetanse Norge og Kunnskapsdepartementet.
6. Markedsføring: Vi ønsker å holde våre deg oppdatert om våre tjenester og gi gode tilbud. Hvis du uttrykkelig har samtykket til det, vil vi fra tid til annen sende deg nyhetsbrev og markedsføring (f.eks. pr. epost). Om du ikke lenger ønsker å motta markedsføring, kan du bruke avmeldingslenken i de markedsføringshenvendelsene du mottar.

Vi kan også behandle personopplysninger for andre formål enn de som er nevnt i denne personvernerklæringen, forutsatt at disse formålene er i samsvar med de opprinnelige formålene personopplysningene innsamlet behandlet for.

4. Kategorier av personopplysninger

For å oppnå formålene nevnt i pkt. 3 ovenfor vil AOF kunne behandle personopplysninger om deg, inkludert, men ikke begrenset til:

1. Adresse
2. Bilde
3. Brukernavn
4. E-postadresse
5. Fagforeningstilhøringhet
6. Fødselsdato
7. Kurshistorikk (for AOF kurs)
8. Navn
9. Telefonnummer

For studenter på Fagskolen AOF Norge lagres også personnummer da dette er et krav gitt av kunnskapsdepartementet (Database for statistikk om høyere utdanning).

Personopplysningene vil i all hovedsak innsamles fra deg selv. I enkelte tilfeller vil vi innsamle personopplysninger fra andre, f.eks. samarbeidende fagforeninger.

5. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter:

1. Innsyn: Du kan be om en kopi av dine personlige data som vi behandler og kan når som helst og i tillegg be om duplikat av kurs- og studiedokumentasjon.
2. Dataportabilitet: Du kan be om å få personopplysningene du har gitt oss eller å få dataene overført til en tredjepart, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
3. Sletting: Du kan kreve at vi sletter alle dine personopplysninger, med mindre vi er lovpålagt å beholde personopplysningene i en bestemt periode.
4. Informasjon: Du har rett til å motta informasjon om hvilke kategorier av dine personopplysninger som vi behandler og hvordan de behandles.
5. Protestere: Du kan protestere mot vår bruk av dine personopplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering for direkte markedsføringsformål. Du kan også protestere mot å bli gjenstand for avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling, inkludert profilering, som gir juridiske følger som vesentlig påvirker deg.
6. Retting: Du kan kreve at personopplysningene dine blir rettet eller supplert.
7. Begrensning: Du kan be om at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger.

Dersom du har samtykket til at vi kan behandle dine personopplysninger kan du når som helst trekke tilbake slikt samtykke.

6. Lagring

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, med mindre vi må lagre opplysningene i en lengre periode som følge av lov eller hvis vi har et særlig behov i forbindelse med eksempelvis klager eller krav som rettes mot eller av oss.

Når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendig for formålene de er samlet inn for har vi prosedyrer for å ødelegge, slette eller konvertere personopplysningene til et anonymt format.

7. Tredjepart

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til SSB og Kompetanse Norge i henhold til lov om voksenopplæring samt forskrift om studieforbundet og nettskoler. Som offentlig (NOKUT) godkjent fagskole er AOF Norge pålagt repporteringsplikt til Kunnskapsdepartemenetet v/ DBH (Database for statistikk om høyere utdanning)

Vi utleverer dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for administrasjonen av vår drift og for å overholde gjeldende lovgivning. Vi kan utlevere dine personopplysninger til myndigheter, samarbeidende fagforeninger og våre leverandører av IT-systemer og tilhørende tjenester samt regnskapsrapportering.

Alle tredjeparter som mottar personopplysninger fra oss er forpliktet til å behandle personopplysningene med fortrolighet og ivareta deres forpliktelser i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

8. Sikkerhet

Det er viktig for oss at dine personopplysninger er trygge. Vi forsøker derfor å opprettholde og bruke rimelige tiltak for fysisk, prosessuell og teknisk sikkerhet med hensyn til kontorene og informasjonslagringssystemene som er involvert i dine personopplysninger, for å forhindre tap, misbruk, uautorisert tilgang, utlevering eller endring av dine personopplysninger. Dette gjelder også vår bruk eller ødeleggelse av dine personopplysninger.

Vi sikrer dine personopplysninger både ved fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll. Dine personopplysninger finnes bak sikrede nettverk og er bare tilgjengelige for et begrenset antall personer som har spesielle tilgangsrettigheter til slike systemer og er pålagt å holde personopplysningene konfidensielle. Vi bruker datasystemer med begrenset tilgang i fasiliteter som bruker fysiske sikkerhetstiltak.

Hvis noen av våre ansatte misbruker personopplysninger, vil dette bli sett på som et alvorlig brudd som det kan iverksettes disiplinære tiltak for, inkludert oppsigelse. Hvis noen enkeltpersoner eller organisasjoner misbruker personopplysninger – gitt for å tilby tjenester til eller for oss – vil dette bli betraktet som et alvorlig problem som det kan iverksettes tiltak for, inkludert oppsigelse av en avtale mellom oss og vedkommende part.

9. Internasjonal overføring av personopplysninger

Dine personopplysninger kan overføres til og behandles i land innenfor EU/EØS.

10. Endringer

Denne personvernerklæringen kan oppdateres fra tid til annen på grunn av endringer i vår behandling eller i gjeldende lov.

11. Kontakt

Hvis du ønsker å gjøre gjeldende dine rettigheter vedrørende innsyn, informasjon, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet eller retten til å protestere mot behandling av personopplysninger eller hvis du har spørsmål eller forespørsler angående denne personvernerklæringen, vår behandling eller ønsker å sende inn en klage, vennligst kontakt oss på personvern@aof.no.

Vi vil undersøke alle klager. Blir en klage funnet berettiget, vil vi ta alle rimelige skritt for å løse problemet. Du har også rett til å klage til Datatilsynet angående vår behandling av dine personopplysninger. For informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet, besøk Datatilsynets nettsted.

For å beskytte oss mot urettmessige forespørsler kan vi kreve å motta tilstrekkelig informasjon, slik at vi kan bekrefte at personen som sender forespørselen er autorisert til å gjøre det.